Форма № 1- закупки — является статистической формой отчета за полугодие хозяйствующих субъектов, на которых распространяется Закон № 223-Ф3, и подлежит сдаче в статистику до двадцать пятого числа месяца, который следует за отчетным периодом, принимается только на бумажном носителе. За несвоевременность сдачи и недостоверность предоставленной информации (заполнение с нарушением предусмотренных указаний, логических или математических ошибок) действующее законодательство предусматривает штрафные санкции. Перечень субъектов предпринимательства (городские коммунальные предприятия, организации, которые финансируются из бюджета, естественные монополии), которые не обязаны предоставлять форму № 1- закупки, прописан в действующем законодательстве. Не надо забывать, что уже за первое полугодие 2014 года форма сдается в новом виде. При заполнении формы №1 – закупки внимательно изучите инструкции и рекомендации по внесению информации в каждую строку и графу.
Форма состоит из четырех разделов. Заполнение формы №1-закупки можно разделить на несколько этапов: занесение данных о произведенных операциях закупок (стоимость, количество) за период отчета, во втором и третьем разделах уделяется внимание данным о закупках у разных категорий предпринимателей и преимуществах товаров, произведенных в России (перечень этих товаров и услуг еще неопределен и не утвержден на законодательном уровне Правительством). Исходя из этого, можно сделать вывод, что сейчас организации заносят данные только в первую часть формы.
В форму заносятся данные по всем закупкам (в том числе до ста тысяч рублей и по чекам), при этом необходимо отдельно заполнять графы по каждому приобретенному товару или полученной услуги). Заносятся все сведения по договорам и контрактам (данные о приобретенных товарах, услугах от единственного поставщика, перечисление всех оформленных процедур). Информацию по закупкам заявленным в первом полугодии, а оформленным в первые числа второго, заносится только в отчетность второго полугодия. При несостоявшемся договоре электронных торгов, данные по ним в отчетности они не отражаются. Если приобретенные товары подлежат перепродаже, сведения о них обязательно отражаются в данной форме. Не требуется занесение информации по договорам, которые юридически оформлены до вхождения в силу закона № 223-Ф3. Многие графы предполагают внесение первичной информации по торгам (первоначальной максимальной стоимости, а не фактического договора).