В последнее время ведение всех дел и составление документаций к ним переходит в область электронных форм, в то время как бумажная документация отходит на второй план. Все чаще применяется незнакомый ранее термин – система электронного документооборота или сокращенно 4k.com.ua.
Любая сэд позволяет работать с документами всевозможных типов, разнообразными реестрами, корреспонденцией, которая входит и исходит, внутрикорпоративной и электронной почтой, форумом внутри компании или фирмы. То есть, наступает полная замена документооборота привычного бумажного типа на электронный.
Некоторые организации предпочитают работать по старинке и не понимают, зачем автоматизировать документооборот. Однако это вполне оправданно, так как после автоматизации моментально наступает снижение расходов, которое происходит за счет гораздо меньших трат на чернила, бумаги и прочую канцелярию. Весь архив теперь можно содержать в электронном формате. Улучшается продуктивность сотрудников, экономится время, отведенное на подготовку документов, скорость их получения возрастает, документы не теряются.
Кроме того, существенно оптимизируется управление, оперативно составляются любые отчеты. У руководителя появляется возможность, не находясь в офисе, контролировать исполнительскую дисциплину.
Систем оптимизации несколько. Проведя анализ их по разным критериям (функциональность, стоимость системы и дополнительных услуг, внедрение, масштабируемость), советуем универсальные сэд, которые легко внедряются и не требует особых умений обращения с ними. В процессе работы они демонстрируют себя как надежные и простые в эксплуатации системы, не нуждающиеся в значительных дополнительных расходах. В добавок при расширении фирмы, при необходимости введения дополнительных возможностей или настроек универсальные системы документооборота легко доработать, без значительных затрат.
Первые Американцы